Base Workflow – Ứng dụng quản lý quy trình

Vấn đề doanh nghiệp gặp phải

Mọi doanh nghiệp đều có quy trình. Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn sau đây:  

• Có quá nhiều quy trình nhưng không được sắp xếp và lưu trữ hợp lý nên tìm kiếm khó khăn, đôi khi mỗi phòng ban tự tạo quy trình nhưng không cùng cập nhật hay chia sẻ lên hệ thống chung. 
• Các quy trình thay đổi nhanh mà không kịp cập nhật, người này cập nhật người kia không biết, dẫn đến mất nhiều thời gian đào tạo, trao đổi nội bộ, dễ gây sai sót khi làm việc.  
• Quy trình được viết rất chi tiết nhưng nhân viên không đọc, hoặc đọc cũng không nhớ hết nên vẫn làm sai
• Quy trình giữa các phòng ban không được liên kết với nhau nên phòng ban này không kịp thời nhận được kết qủa từ phòng ban kia để thực hiện công việc.
• Nhân viên khó khăn khi tìm biểu mẫu, tài liệu liên quan đến quy trình khi làm việc. 
• Dù mỗi bước quy trình có thời hạn hoàn thành và tiêu chí công việc cụ thể nhưng việc nhân viên tự theo dõi và quản lý theo dõi nhân viên cũng rất vất vả vì không có công cụ tự động
• Mất nhiều thời gian đào tạo; giảm năng suất làm việc; không nắm bắt được thông tin để cải tiến quy trình và đánh giá hiệu qủa làm việc

Base Workflow xử lý bài toán như thế nào? 

Hệ thống hoá & chuẩn hoá quy trình

Thay vì đưa quy trình bằng giấy cho nhân viên thực hiện, toàn bộ các quy trình sẽ được hệ thống hoá trên Base Workflow, với các bước trong quy trình tương ứng với các cột như trên

Tại mỗi bước trong quy trình, ta có thể set up người chịu trách nhiệm mỗi bước, thời gian quy định thực hiện công việc trong từng bước (SLA), các công việc cần hoàn thành cũng như các thông tin đầu vào cần đảm bảo ở mỗi bước.

Thay vì phải đọc quy trình và thực hiện, nhân viên chỉ cần tạo công việc thực hiện công việc bằng cách và kéo công việc qua các bước của quy trình

Tại mỗi bước chuyển của quy trình, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở nhân viên hoàn thành các đầu việc cũng như cung cấp các thông tin cần thiết để giai đoạn sau có thể xử lý công việc dễ dàng.

Chỉ ra điểm nóng & dữ liệu cải tiến quy trình

Các công việc không thực hiện trong thời hạn sẽ được chuyển màu để quản lý/nhân viên chú ý khắc phục ngay lập tức.

Báo cáo dạng phễu của Base Workflow cho doanh nghiệp biết:

– Tỷ lệ hoàn thành của các công việc theo quy trình => có hướng điều chỉnh phù hợp nếu quy trình chưa chuẩn hoá

– Thời gian các công việc ở lại mỗi bước trong quy trình => có phương án tối ưu để tiết kiệm thời gian của nhân viên

Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên

Base Workflow cho doanh nghiệp báo cáo về số lần giao việc, thời gian trung bình mỗi nhân viên thực hiện công việc trong mỗi bước, thời gian quá hạn/số lần công việc quá hạn so với thời gian trung bình để đánh giá về performance của các nhân viên.

Base Workflow mang lại giá trị gì cho doanh nghiệp? 

– Xây dựng môi trường minh bạch: Tình trạng các phòng ban tương tác với nhau được thể hiện rõ ràng trên hệ thống. Người quản lý/chủ doanh nghiệp luôn nhìn được rõ ràng các công việc đang đến đâu.

– Nâng cao hiệu suất doanh nghiệp: Tiết kiệm thời gian training nhân viên mới thực hiện quy trình hoặc training đối tượng liên quan khi thay đổi, cập nhật quy trình. Hạn chế sai sót, giảm thiểu tương tác khi các bộ phận phối hợp mà không đầy đủ thông tin. Cung cấp dữ liệu và báo cáo để cải tiến liên tục quy trình.

Tài liệu đọc thêm

https://resources.base.vn/productivity/phan-mem-quan-ly-quy-trinh-base-workflow-giup-cai-tien-va-tu-dong-hoa-quy-trinh-620